Hoe kan ik me voorbereiden op de vrijwilligersmarkt?

Hoe kan ik me voorbereiden op de vrijwilligersmarkt? 

Je aanbod toegankelijk maken 

Welkom: Wij staan open voor iedereen, maar voelt iedereen zich ook echt welkom bij ons? Hoeveel ruimte is er voor een andere benadering? Ziet de organisatie hun inbreng als een kans om beter te gaan inspelen op nieuwe groepen? Of wordt er vooral aanpassing verwacht? 

Aantrekkelijk: Een organisatie is aantrekkelijk voor vrijwilligers indien ze voldoet aan enkele voorwaarden. Evalueer je organisatie en ontdek je sterktes en werkpunten.  

Talent: Durf los te komen van bestaande functies en kijk naar mogelijkheden binnen de actuele situatie om een podium te geven aan talenten en motieven. Ontwikkel aanbod vanuit een behoefte en niet andersom. Voorbeeld: je laat een creatieve vrijwilliger kaartjes maken voor al je vrijwilligers.  

Wees concreet: beschrijf je taken voor de vrijwilligers in duidelijk, eenvoudig Nederlands. Het is belangrijk dat de tekst toegankelijk en laagdrempelig is, en voldoende duidelijk en concreet voor de kandidaat-vrijwilliger. Let erop dat de taken concreet zijn. Voorbeeld schrijf niet 'logistieke taken'. Beschrijf wel concrete taken zoals zware dozen verplaatsen, pakketjes leveren, tafels afkuisen, stoelen klaarzetten... 

Oefenkansen Nederlands: Denk na over vrijwilligerstaken waarin je Nederlands kan oefenen zoals praten met de doelgroep, rondleidingen geven of helpen bij evenementen waar interactie met het publiek nodig is... Bekijk eens deze video met inspirerende ervaring. Volg een gratis vorming toegankelijk Nederlands bij de VGC zodat je toegankelijk bent voor een divers Brussels publiek.  

Taalniveau: Denk ook na welk niveau Nederlands nodig is. Vermijd om enkel het niveau te vermelden, wees concreter. Voorbeeld: ‘je kan jezelf voorstellen’, ‘je kan een eenvoudig gesprek voeren’…

Benadrukken jullie organisatiecultuur: Hoe begroeten jullie elkaar, kan de vrijwilliger zo eens binnenspringen, Welke leuke extra's zijn er? Feestjes, activiteiten, koffie en koekjes, ruimte die gebruikt mag worden...  

Vertel iets over je ondersteuning: zorgt je organisatie een proefperiode, een buddy een (transport)vergoeding, evaluatiemomenten... Het zou kunnen zijn dat iemand wel graag aan de slag wil, maar in het begin behoefte heeft aan een maatje om ervaringen mee te delen en vragen aan te stellen. Mensen staan vaak meer open voor vrijwilligerswerk als ze het samen met anderen kunnen doen. Kijk of dit ook mogelijk is binnen jullie vrijwilligerswerking. 

Vrijwilliger of deelnemer? Denk op voorhand na wat je kan bieden aan bezoekers als het vrijwilligerswerk niet matcht. Voorbeeld: deelnemen aan je aanbod...  

Plan de opvolging: Zorg op voorhand voor een duidelijk plan. Wie zorgt voor opvolging? Voorzie een back-up! Hoe volg je de geïnteresseerde mensen op? Voorbeeld een persoonlijk gesprek, een infomoment, een rondleiding, een doe-dag... Combineer deze opties. Zo is er meer dan 1 manier voor geïnteresseerden om je organisatie te leren kennen.  

Hulp bij de voorbereiding: De tips en tricks zijn veel meer dan een voorbereiding op de vrijwilligersmarkt. Ze bieden jou concrete handvatten voor een toegankelijke vrijwilligerswerking en een fantastisch, divers vrijwilligersteam. Wil je hiermee aan de slag gaan en kan je daarbij extra ondersteuning gebruiken? Kom naar onze workshop ‘maak een sterke eerste indruk met je vrijwilligersaanbod’ op dinsdag 27 augustus 2024. 

Je aanwezigheid op de markt 

Kom minimum met 2 personen: Neem een vrijwilliger mee naar de markt die vertelt over zijn eigen ervaring. Zij zijn de beste ambassadeurs voor je werking. 

Informatie over vrijwilligerswerk: Zorg ervoor dat je alle nodige informatie hebt over het vrijwilligerswerk. Denk aan locaties, taken, beschikbare uren, ondersteuning, oefenkansen Nederlands en hoe mensen kunnen deelnemen.  

Gebruik beeldmateriaal: Denk aan foto’s, pictogrammen, filmpjes… om je vrijwilligerswerking, doelgroep, organisatie, locatie, collega's in beeld te brengen. Hoe meer hoe beter!  

Taal: Bied informatie en ondersteuning aan in verschillende talen, niet alleen in het Nederlands. Dit kan door middel van brochures, flyers of een persoonlijke uitleg. Zorg ervoor dat al je promotiemateriaal en informatie begrijpelijk is voor mensen die Nederlands willen oefenen. Vermijd te technische taal en gebruik eenvoudige zinnen. 

Persoonlijk gesprek: Spreek de bezoeker eerst in het Nederlands aan. Dit is immers een mooie oefenkans Nederlands voor de bezoekers. Neem de tijd en luister naar hun specifieke behoeften en vragen.  

Iemand is geïnteresseerd 

Verzamel contactgegevens: Wij voorzien voor jou elektronische contactformulieren die je samen met de bezoeker kan invullen.  

Bied ondersteuning: Help indien gewenst de geïnteresseerde bezoekers bij het invullen van het contactformulieren. Dubbelcheck de gegevens samen!  

Plan een follow-up: Maak een concrete afspraak voor een eerste kennismaking. Voorbeeld een persoonlijk gesprek, een infomoment, een rondleiding, een doe-dag... Elke bezoeker krijgt aan de inkom van de vrijwilligersmarkt een ​boekje met uitleg over de aanwezige organisaties. In het boekje is er ook ruimte voorzien om concrete afspraken tussen de kandidaat-vrijwilliger en de organisatie te noteren.  

Geef vervolginformatie: Bied geïnteresseerde bezoekers vervolginformatie over het vrijwilligerswerk dat je aanbiedt. Dit kan bestaan uit brochures, flyers, informatiepakketten of een link naar je website met meer details.  

Neem zelf initiatief: Laat weten aan de kandidaat op welke manier je hem zal contacteren en wanneer. 

Opvolging na de markt 

Speel kort op de bal: Contacteer de kandidaten zelf. Reageer snel op mails of gemiste telefoons.  

Zorg voor back-up: Zorg dat iedereen in je team op de hoogte is van de vrijwilligerswerking zodat bij afwezigheid van de verantwoordelijke de nodige info kan gegeven worden en kandidaten kunnen opgevolgd worden.  

Bereikbaarheid: Zorg dat de contactgegevens voor kandidaat-vrijwilligers op al jullie communicatiekanalen terug te vinden zijn. Voorzie niet enkel de mogelijkheid om te mailen, maar ook om jullie te bereiken via de telefoon. Zo ben je direct veel toegankelijker. Zoek naar de beste manier om elkaar te bereiken. 

De eerste kennismaking: een persoonlijk gesprek plan je samen met de geïnteresseerde.  

Een groepsgebeuren: een infomoment, een rondleiding, een doe-dag ... plan je op voorhand zodat je alle info hebt om aan geïnteresseerde bezoekers mee te geven op de vrijwilligersmarkt.  

Houd contact: blijf in contact met geïnteresseerde mensen door regelmatig updates te sturen over het vrijwilligerswerk, evenementen of andere relevante informatie. Dit helpt om hun betrokkenheid te behouden en hun interesse levendig te houden. Vraag hier wel eerst toestemming voor! 

Geen match: Als er geen “match” is probeer je de kandidaat-vrijwilliger door te verwijzen. Voorbeeld naar het infopunt vrijwilligerswerk.  

Door deze stappen te volgen, kun je een effectieve opvolging garanderen die resulteert in een hogere kans dat geïnteresseerde bezoekers daadwerkelijk betrokken raken bij jouw vrijwilligerswerk.