U bent hier

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kinderopvang. Maak afspraken met je vrijwilligers over de onkosten die je wil vergoeden. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om onkosten te vergoeden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Dit kan op twee manieren: forfaitair of reëel

De forfaitaire kostenvergoeding

Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Als je een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, dan kunnen ook je vervoerskosten beperkt bijkomend terugbetaald worden. Het maximum dat je bovenop het vast bedrag kan krijgen, is 2000 km vervoerskosten (maximum 2000 keer het bedrag van de kilometervergoeding voor de wagen), behalve voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben. Zij krijgen geen beperking. Dit is een reële kostenvergoeding en deze moet je dus kunnen bewijzen, bijvoorbeeld met een kostennota.

​In 2023 is het maximumbedrag per vrijwilliger:

  • 40,67 euro per dag
  • 1626,77 euro per jaar

De vrijwilliger moet zelf bijhouden hoeveel onkostenvergoedingen hij/zij al gekregen heeft voor vrijwilligerswerk per kalenderjaar. Als de maxima overschreden worden, worden de inkomsten van dat jaar belastbaar. Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën.

De reële kostenvergoeding

Je betaalt de reële kosten terug van de vrijwilliger, bijvoorbeeld fotokopies, brood en beleg, een treinticket, enzovoort. De vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.

Deze reële onkostenvergoedingsregeling kent geen maxima, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.

Vervoersonkosten

Zijn er ook verplaatsingskosten? Dan maakt de vrijwilliger een overzicht, waarin de dag van de verplaatsing, van waar en naar waar, de reden van de verplaatsing en het aantal kilometers opgesomd worden.

  • Openbaar vervoer: de vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
  • Auto: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. Het maximumbedrag tot en met eind december 2023 is 0,4259 euro.
  • Fiets: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,27 euro per kilometer) Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën

Een vrijwilliger mag tijdens éénzelfde kalenderjaar de forfaitaire onkostenvergoeding en de reële onkostenvergoeding niet combineren. Wat wel mag is een forfaitaire vergoeding combineren met een verplaatsingsvergoeding.

Kan je beide systemen naast elkaar laten lopen?

De organisatie kan beide systemen naast elkaar laten lopen. Vrijwilliger 1 kan vergoed worden met een forfaitaire vergoeding, terwijl vrijwilliger 2 bij dezelfde organisatie een reële vergoeding krijgt. 

De vrijwilliger mag geen verschillende kostenvergoedingssystemen met elkaar mengen per kalenderjaar. Ook niet voor vrijwilligerswerk dat hij/zij in verschillende organisaties uitvoert. 

De afspraken gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht.

Hoe in de boekhouding verwerken?

Deze onkostenvergoedingen moeten door de organisatie in de boekhouding vermeld worden bij de werkingskosten en niet bij de personeelskosten. Er moeten ook geen belastingen of btw betaald worden, geen fiscale fiches opgemaakt worden of geen bijdragen voor de sociale zekerheid betaald worden (zolang de maxima gerespecteerd worden). 

 

Dit werkt volgens dezelfde principes als de gewone forfaitaire vergoeding. Voor de verhoogde kostenvergoeding (artikel 12 van de wet) is het dagmaximum hetzelfde. In 2023 bedraagt de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding:

  • maximum 40,67 euro per dag,
  • én een maximum van 2987,70 euro per jaar.
  • Voor vrijwilligers in de zorg is er in 2023 een hoger jaarmaximum bepaald: 4067,05  euro per jaar

Voor wie is dit van toepassing & wat zijn de voorwaarden?

 

Lees ook 

Werk jij met vrijwilligers? Op zoek naar informatie over vrijwilligerswerk? Hier vind je info en tips

Vrijwilligers

Hoe vind je vrijwilligers? Vrijwilligers werven is een kunst

Vrijwilligers

De belangrijkste info en afspraken tussen je organisatie en de vrijwilliger

Vrijwilligers

Tijdens het vrijwilligerswerk kan er iets fout gaan. Zorg dat je vrijwilliger goed verzekerd is

Vrijwilligers

Bekijk onze video's over de vrijwilligerswetgeving in 10 stappen

Vrijwilligers